Причини, з яких співробітники залишають компанію, у кожному випадку індивідуальні:  перехід на більш високу посаду,  за станом здоров'я,  у зв'язку з переїздом,  перехід на більш високооплачувану роботу,  за рішенням адміністрації тощо.
Але сам факт звільнення завжди дуже важливий як для самого співробітника, так і для компанії. Це пов’язано з тим, що з розірванні трудових відносин спостерігається психологічний дискомфорт і в, і з іншого боку. Крім того, звільнення співробітника найчастіше негативно відбивається на колективі та соціально-психологічному кліматі організації. Усвідомлення важливості цього факту призводить до того, що останнім часом все частіше у західних та великих вітчизняних компаніях у HR-відділах з'являються менеджери зі звільнень. Ці фахівці проводять бесіди зі співробітником, що звільняється, надають йому психологічну допомогу та підтримку (у разі примусового звільнення), з'ясовують причину, що спровокувала прийняття рішення про звільнення (при добровільному звільненні). Якщо компанія ще не отримала такого співробітника, ці функції повинен виконувати менеджер з персоналу.
Важливо провести заключну бесіду зі співробітником, що звільняється. Це дозволить:1) з'ясувати реальну, а чи не декларовану співробітником причину звільнення;2) вивчити та проаналізувати існуючі в компанії проблеми з персоналом;3) провести аналіз плинності кадрів та вжити заходів щодо її зменшення;4) «зняти» всі негативні моменти, пов'язані зі звільненням – почуття образи, роздратування, агресії тощо;5) утримати цінного співробітника компанії, з'ясувавши наскільки цікава співробітнику його нинішня робота, що його влаштовує, і що він хотів би змінити. Як показує практика, у 20% випадків важливого для компанії співробітника можна утримати, якщо з ним грамотно провести розмову;6) запобігти витоку інформації, що відноситься до рівня комерційної таємниці.
Розмову зі співробітником повинен проводити менеджер з управління персоналом спільно з керівником структурного підрозділу або директором. При цьому особливу увагу слід звертати на тон, у якому проводиться бесіда: він має бути спокійним, впевненим, рішучим та доброзичливим.
Насамперед, проводити розмову до неї потрібно ґрунтовно підготуватися. З цією метою рекомендую зібрати наступну інформацію про співробітника, що звільняється: стаж роботи співробітника у компанії, просування його кар'єрними сходами в даній компанії; рівень професійної підготовки; заохочення та стягнення, що застосовувалися до цього співробітника за час роботи в компанії; характер взаємовідносин співробітника з колегами та керівництвом; наявність міжособистісних чи професійних конфліктів; доступ до конфіденційної інформації, що має важливе комерційне значення; передбачуваний період старіння відомостей, що становлять комерційну таємницю.
Перелік відомостей, що складають комерційну таємницю компанії:1. Відомості про фінансову діяльність прибуток, кредити, товарообіг, фінансові звіти та програми, комерційні плани, фонд заробітної плати, вартість основних та оборотних фондів, кредитні умови платежів, стан банківських рахунків, планові чи звітні калькуляції.
2. Інформація про маркетинг ринкова продукція та плани, маркетинг та стратегія цін, відносини зі споживачами та репутація, чисельність та розміщення торгових агентів, канали та методи збуту, політика збуту, програма реклами.
3. Відомості про виробництво та продукцію відомості про технічний рівень, техніко-економічні характеристики виробів, що розробляються, відомості про плановані терміни створення виробів, що розробляються, відомості про модифікацію та модернізацію раніше відомих технологій, процесів, обладнання, виробничі потужності, стан основних та оборотних фондів, організація виробництва, розміщення та розмір виробничих приміщень та складів, перспективні плани розвитку виробництва, схеми та креслення окремих вузлів, готових виробів, нових розробок, відомості про стан програмного та комп'ютерного забезпечення, оцінка якості та ефективності, номенклатура виробів, доставка.
4. Відомості про наукові розробки нові технологічні методи, нові технічні принципи, які плануються до використання в продукції компанії, нові алгоритми, оригінальні програми.
5. Відомості про систему матеріально-технічного забезпечення відомості про склад торгових клієнтів, представників та посередників, потреби у сировині, матеріалах, комплектуючих вузлах та деталях, джерела задоволення цих потреб, транспортні та енергетичні потреби.
6. Відомості про персонал підприємства чисельність персоналу підприємства, визначення кола осіб, які приймають рішення та їх психологічні настанови.
7. Відомості про принципи управління підприємством відомості про застосовувані та перспективні методи управління компанією, відомості про факти ведення переговорів, предмети та цілі нарад та засідань органів управління, відомості про плани розширення виробництва, умови продажу та злиття компаній.
8. Інші відомості важливі елементи систем безпеки та процедур доступу до інформаційних мереж та центрів, принципи організації захисту комерційної таємниці та інших елементів забезпечення економічної безпеки підприємства.
У випадку, якщо співробітник мав доступ до конфіденційної інформації під час бесіди, необхідно запропонувати йому підписати Зобов'язання про нерозголошення цих відомостей, наприклад, в обмін на рекомендації.
Рекомендації щодо проведення інтерв'ю зі співробітником, який звільняється:1. Обов'язково підготуйтеся до розмови.2. Дайте можливість співробітнику висловити всі претензії до компанії, колективу, керівництва і аргументувати своє рішення про звільнення. Записуйте проблеми, на які вказує ваш співрозмовник.3. Розмову краще проводити в офіційній обстановці, але при цьому подбайте, щоб вам ніхто не заважав і не було б сторонніх.4. Сядьте навпроти співрозмовника, ваш стілець має бути трохи вищим, ніж у співрозмовника.5. З жінками розмову краще проводити наприкінці дня, з чоловіками після обіду.6. Якщо звільнення відбувається за рішенням адміністрації, поясніть конкретні причини, з яких компанія відмовляється від послуг працівника. Дуже важливо, щоб ці причини були об'єктивними, достовірними та перевіреними (прозорими).7. Утримайтеся від емоційних проявів, будьте ввічливі та спокійні.
Питання, які необхідно поставити під час заключної розмови (до речі, можна запропонувати співробітнику відповісти на них у письмовій формі): Що не влаштувало Вас у нинішній роботі? Які проблеми, на Вашу думку, існують у колективі, в якому Ви працювали? Як би охарактеризували стиль керування Вашого безпосереднього керівника? Що, на Вашу думку, необхідно змінити у компанії для того, щоб співробітникам працювалося краще? Як Ви вважаєте, чи достатньо уваги адміністрація приділяє персоналу? Що може підвищити продуктивність праці персоналу у Вашому колективі на Вашій ділянці роботи? Що потрібно зробити, щоб утримати персонал у компанії? Що могло б вплинути на ваше рішення залишити компанію? Чи готові Ви співпрацювати з компанією надалі з будь-яких питань? Якщо "ні", то чому?